文化共享工程檔案是全國文化信息資源共享工程北京市各級分、支中心、服務點在各項服務活動、宣傳活動、管理工作中直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄，反映共享工程在北京市建設進程和活動情況的原始記錄，是總結工作、制定規(guī)劃、進行決策以及學術研究的重要依據和參考資料。共享工程檔案按照分級管理原則，形成齊全完整、系統(tǒng)的檔案，并妥善保管，提供利用。

    一、歸檔范圍

    凡是反映本單位共享工程工作活動具有查考利用價值的文件材料，均屬于歸檔范圍。主要有以下四個部分：

    （一）上級機關的文件材料：

    1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

    2、上級機關頒發(fā)的要執(zhí)行的業(yè)務性文件以及法規(guī)性文件；

    3、黨和國家領導人、人大代表、政協(xié)委員、上級機關領導等視察檢查本單位相關工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的音像材料；

    （二）本單位的文件材料

    1、本單位黨總支和行政領導會議形成的相關文件材料；

    2、本單位的請示與上級機關的批復文件；

    3、本單位形成的共享工程工作計劃、總結、報告；

    4、本單位匯總的共享工程工作統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；

    5、本單位開展服務形成的文字、圖片、音頻、視頻材料，圖片和視頻材料要有相關文字說明；

    6、人民群眾對于此項工作的反饋材料；

    7、本單位制定的有關共享工程的工作條例、章程、制度等文件材料；

    8、本單位編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本；

    9、本單位與有關機關單位簽訂的相關合同、協(xié)議書等文件材料；

    二、歸檔時間

    1、上述文件及時歸檔，一般在工作、活動結束后一周時間內整理歸檔。

    2、每半年向上級單位移交一次本單位以及所屬下級單位的此期間內的全部檔案。

    3、北京市分中心每年匯總、整理全市各級分中心、服務點的全部檔案，形成完整的北京市文化信息資源共享工程檔案。

    4、重要活動的文字、圖片除本單位留檔外，依聯(lián)絡員制度、工作月報制度及時報北京市分中心。

    三、歸檔要求

    1、歸檔的文字材料必須字跡清晰工整，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。

    2、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、真實。

    3、向上級分中心移交的歸檔的文件必須是原件，本單位如需保留可復制。特殊材料本單位必須留存原件的，須經北京市分中心批準并提交復制件。

    4、保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，發(fā)生的時間、地點要準確。

    四、歸檔手續(xù)

    由各單位指定專人辦理檔案移交手續(xù)，雙方移交人員根據移交檔案目錄進行認真清點、核對，證明材料符合移交目錄后，交接雙方履行簽字手續(xù)，移交檔案目錄一式二份，由交接雙方各持一份保存。